Întrebări frecvente
1- Ce tipuri de dosare păstraţi în serviciul dumneavoastră?
Dosarele noastre se referă în principal la reuniunile Consiliului în diferitele sale formaţiuni la nivel de conducători sau de miniştri responsabili de domeniul respectiv, reuniunile Coreper şi ale altor diferite comitete, reuniunile grupurilor de experţi, dosarele privind elaborarea directivelor, deciziilor, regulamentelor sau a altor dosare.
2- Ce reprezintă „regula celor 30 de ani”?
Acest termen este fixat prin Regulamentul CE nr. 354/83 al Consiliului privind deschiderea către public a arhivelor istorice ale CEE şi Euratom. Acesta se aliniază practicilor curente din statele membre în acest domeniu.
Anumite excepţii sunt prevăzute pentru documentele care au o anumită clasificare (circulaţie restrânsă, confidenţial, secret, strict secret), care nu pot fi făcute publice decât după declasificare, sau documentele care conţin informaţii considerate sensibile (date personale, interese comerciale…), care nu pot fi consultate în perioada în care sunt valabile condiţiile de aplicare ale excepţiilor la deschidere (articolele 2 şi 3 din Regulamentul 1700/2003).
3- Pot să am acces la documentele sau dosarele cu o vechime mai mică de 30 de ani?
Accesul la documentele cu o vechime mai mică de 30 de ani este reglementat de Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 privind accesul public la documente. Cererile trebuie transmise la adresa access@consilium.europa.eu sau prin intermediul formularului electronic.
4- Ce arhive pot găsi la Institutul Universitar European (IUE) de la Florenţa?
Acest institut a încheiat un contract cu instituţiile europene în 1984. O dată pe an, arhivele (în format tipărit cu o copie pe microfişe) prelucrate de către noi sunt transmise institutului pentru păstrare şi comunicare.
Fondurile disponibile la IUE sunt aşadar arhivele istorice deschise publicului ale Consiliului, ale Parlamentului, ale Comisiei Europene şi ale altor instituţii, deja transferate la Florenţa pentru păstrare permanentă; de asemenea, IUE deţine arhive de fonduri private sau ale altor organizaţii.
5- Cum se poate avea acces la sala de cercetare?
Vă rugăm să contactaţi în prealabil prin email serviciul arhivelor centrale pentru a stabili ziua vizitei. De asemenea, sunt necesare prezentarea unui act de identitate valabil şi trecerea printr-o poartă detectoare de metale.
Sala de lectură este accesibilă în zilele lucrătoare de luni până vineri între orele 9.00 şi 16.30.
6- De ce trebuie să fac o programare prealabilă?
Vă solicităm să ne contactaţi în prealabil pentru a confirma datele vizitei dumneavoastră din motive de organizare internă. Dacă aveţi deja referinţele dosarelor care vă interesează, comunicaţi-ni-le din timp pentru a vă putea servi mai repede. Dacă nu cunoaşteţi referinţele sau dacă sunteţi la prima vizită, informaţi-ne în legătură cu proiectul dumneavoastră: în felul acesta, vom putea să vă ajutăm mai bine.
7- Pot găsi în serviciul dumneavoastră documente provenite de la alte instituţii sau de la terţi?
Ţinând seama de natura activităţilor Consiliului, în dosarele noastre se găsesc frecvent documente provenite de la alte instituţii (cel mai adesea de la Comisie, Parlament sau CESE) sau de la terţi (guvernele ţărilor membre sau ţări terţe). Şi aceste documente intră sub incidenţa legislaţiei în vigoare cu privire la accesul la documente şi deschiderea arhivelor către public.
8- Arhivele sunt acoperite de drepturi de autor? Ce drepturi de proprietate intelectuală se aplică descrierilor? Cum se face trimitere la un document?
În general, toate documentele Consiliului accesibile publicului pot fi utilizate liber, cu condiţia menţionării sursei. Dacă aveţi îndoieli, contactaţi-ne.
Secretariatul General al Consiliului este proprietarul descrierilor care pot fi utilizate liber, cu condiţia menţionării sursei.
Vă recomandăm să faceţi referinţă la fond (de exemplu, CM2 sau CM3), la subfond (de exemplu, 1974 sau NEGO1) şi la dosar: CM2 1974 / 312 sau CM3 NEGO1 / 57.
În general, documentele produse de către Consiliu sunt păstrate în dosare numerotate (de exemplu, R/2589/1974). Puteţi utiliza această referinţă pentru mai multă precizie. Această numerotare se găseşte în partea superioară dreaptă a primei pagini şi în subsolul tuturor paginilor din document.
9- Toate dosarele cu o vechime mai mare de 30 de ani sunt accesibile?
Aceasta este regula şi facem eforturi pentru a vă satisface cerinţele.
În scopul asigurării unei coerenţe în cadrul dosarelor, aplicăm termenul de 30 de ani de la data închiderii dosarului (şi nu de la data documentului). De exemplu: un document datat în 1975 produs în cadrul elaborării unei directive adoptate în 1981 va fi tratat în cadrul inventarului anului 1981 şi deschis în 2011.
Din păcate, înregistrăm întârzieri la deschiderea de fonduri, prin urmare se poate ca descrierea să nu fie la fel de precisă precum cea a dosarelor deja prelucrate sau ca timpul necesar identificării documentelor care corespund solicitării dumneavoastră să fie mai mare. Ne cerem scuze pentru inconvenientele cauzate.
10- Toate dosarele sunt disponibile online?
Proiectul de digitalizare a demarat la începutul lui 2010. Primele dosare digitalizate vor fi cele care constituie fondul CM1, apoi fondul CM2. Pe măsură ce primim imaginile şi le validăm după un control de calitate, le publicăm online. Vă dăm întâlnire în pagina de Noutăţi pentru a urmări progresul acestui proiect.
Dacă utilizaţi funcţia de căutare text simplu (en. plain text): rata de recunoaştere a caracterelor este, a priori, de 90%. Anumite documente în stare precară nu permit atingerea acestei rate. Vă rugăm să ţineţi cont de acest lucru la analiza rezultatelor căutării dumneavoastră.
Puteţi eventual să ne trimiteţi un mesaj dacă doriţi să aflaţi mai multe despre opţiunile noastre tehnice sau să ne împărtăşiţi observaţiile în urma utilizării documentelor online.
