Vanliga frågor
1. Vilka typer av akter finns hos er?
Akterna utgörs huvudsakligen av akter om möten i rådet i dess olika konstellationer av politiska ledare eller fackministrar, Corepers och andra kommittéers möten, expertgruppers möten liksom akter om utarbetandet av direktiv, beslut och förordningar.
2. Vad är "trettioårsregeln"?
Denna tidsgräns fastställs i rådets förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 om öppnandet för allmänheten av Europeiska ekonomiska gemenskapens och Europeiska atomenergigemenskapens historiska arkiv. Den ligger i linje med medlemsstaternas praxis på området.
Det finns några undantag för handlingar som omfattas av sekretess (restreint, confidentiel, secret, très secret) och som inte får offentliggöras innan sekretessen hävts, eller handlingar med så kallade känsliga uppgifter (personuppgifter, affärsintressen m.m.) som inte får lämnas ut under den tid då undantagen mot öppnande ska gälla (artiklarna 2 och 3 i förordning (EG) nr 1700/2003).
3. Kan jag få tillgång till handlingar eller akter som är nyare än 30 år?
Om handlingarna än mindre än 30 år gamla, gäller förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till handlingar. Ansökan ska göras på adressen access@consilium.europa.eu eller med hjälp av det elektroniska formuläret.
4. Vilka arkiv finns vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens?
Ett avtal ingicks 1984 mellan detta institut och EU-institutionerna. En gång om året skickas det arkiv (papper med en mikrofichekopia) som vi har låtit bearbeta till institutet för att bevaras och hållas tillgängligt där.
Det arkiv som finns vid institutet är således rådets, parlamentets, Europeiska kommissionens och övriga institutioners offentliga historiska arkiv, som redan har överförts till Florens för fortsatt bevarande. Vid institutet finns även privata arkiv och arkiv från andra organisationer.
5. Hur gör man om man vill besöka forskarsalen?
Kontakta centralarkivet per e-post i förväg så att vi kan komma överens om dag för besöket. Vid besöket ska en giltig id-handling uppvisas och en kontroll med metalldetektor kommer att utföras. Läsesalen är öppen måndag-fredag kl. 9.00-16.30, utom helgdagar.
6. Varför måste jag avtala om tid för mitt besök?
Av organisatoriska skäl ber vi er att kontakta oss i förväg att bekräfta tidpunkten för besöket. För att snabbare få hjälp kan ni i förekommande fall meddela oss hänvisningarna till de akter som ni är intresserad av. Om hänvisningarna inte är kända, eller om ni aldrig tidigare besökt oss, är det bra om ni kan informera oss om ert projekt. Det ger oss möjlighet att hjälpa er på bästa sätt.
7. Har ni handlingar från andra institutioner eller utomstående?
Med tanke på inriktningen på rådets verksamhet är det vanligt med handlingar från andra institutioner (oftast från kommissionen, parlamentet eller Ekonomiska och sociala kommittén) eller utomstående (medlemsstaternas regeringar eller tredjeländer) i våra akter. Även dessa handlingar omfattas av gällande lagstiftning om tillgången till handlingar och arkivets öppenhet för allmänhet.
8. Omfattas arkivet av upphovsrätt? Vilka immateriella rättigheter gäller för beskrivningarna? Hur hänvisar man till en handling?
Allmänt gäller att alla offentliga rådshandlingar kan användas fritt med uppgivande av källa. Kontakta oss vid tveksamhet.
Rådets generalsekretariat är ägare till beskrivningarna som kan användas fritt med uppgivande av källa.
Det är bäst att hänvisa till arkiv (till exempel CM2 eller CM3), underavdelning (till exempel 1974 eller NEGO1) och akt: CM2 1974 / 312 eller CM3 NEGO1 / 57. Handlingar som upprättats av rådet och ingår i akter är i allmänhet numrerade (till exempel R/2589/1974). Ni kan använda er av denna hänvisning för ökad precision. Numret återfinns högst upp till höger på första sidan och längst ned på alla sidor i handlingen.
9. Kan alla akter som är nyare än 30 år lämnas ut?
Som regel är det så, och vi gör vårt yttersta för att ni ska bli nöjd. För att hålla samman akterna, tillämpar vi 30-årsgränsen från och med dagen för aktens avslutande (i stället för handlingens datum). Ett dokument från 1975 som framställts i samband med utarbetande av ett direktiv som antogs 1981 tas till exempel upp i arkivförteckningen för 1981 och lämnas ut 2011.
Vi ligger tyvärr efter med att öppna arkiven, så det kan hända att beskrivningen inte är lika exakt som när det gäller redan bearbetade akter eller att vi behöver mer tid för att identifiera de handlingar som motsvarar er ansökan. Vi beklagar att detta kan leda till problem.
10. Är alla akter tillgängliga på nätet?
Digitaliseringsprojektet inleddes i början av 2010. De första akter som digitaliseras är de som utgör arkiv CM1 och sedan arkiv CM2. Allt eftersom bilderna tas emot hos oss och valideras efter en kontroll av kvaliteten läggs de ut på nätet. Projektet kan följas på sidan Nyheter.
Vid användning av sökning med "oformatterad text" är igenkänningsgraden när det gäller tecknen 90 % som utgångspunkt. Vissa handlingar som är i dåligt skick når inte upp till det värdet. Detta måste beaktas när sökresultatet analyseras.
Kontakta ossför mer information om den teknik som valts eller med upplysningar om era iakttagelser vid användningen av de handlingar som lagts ut på nätet.
