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Un énorme effort logistique

M. William Shapcott, directeur général du personnel et de l'administration du Secrétariat général du Conseil, estime que l'organisation, chaque année, de 6500 réunions et plusieurs sommets, au siège de Bruxelles du Conseil européen et du Conseil, est comparable à l'administration d'une petite ville.


William Shapcott
© Union européenne 2011

M. Shapcott, quelles sont les incidences du traité de Lisbonne sur le travail de la direction générale du personnel et de l'administration dont vous êtes responsable et qui constitue une structure d'appui et un prestataire de services essentiel au sein du Secrétariat général du Conseil?

Ces incidences sont assez importantes. Le traité de Lisbonne a fait du Conseil européen une institution à part entière, avec un président permanent. Il a créé un service européen pour l'action extérieure afin de mieux représenter l'Union dans les affaires internationales et il a modifié le processus législatif dans l'Union, en répartissant mieux les pouvoirs de décision entre le Conseil et le Parlement européen. Toutes ces grandes questions institutionnelles, qui visent à rendre l'Union plus efficace, ont d'importantes répercussions concrètes. Dans le passé, elles auraient pu aller de pair avec de nouveaux emplois et des recrutements mais la situation financière actuelle fait qu'il n'y a pas de nouvelles ressources à cet effet; nous devons donc nous réorganiser, redéfinir les priorités et trouver des méthodes de travail plus efficaces. 

Dans le bâtiment Justus Lipsius, siège du Conseil européen et du Conseil, 6 500 réunions et plusieurs sommets sont organisés chaque année. Quelle organisation logistique cela implique‑t‑il ?

Cela représente un énorme effort logistique, comparable à l'administration d'une petite ville. Certaines de ces réunions se tiennent à très haut niveau; ainsi, les chefs d'État ou de gouvernement des 27 États membres se rencontrent ici au moins quatre fois par an. D'autres rassemblent un grand nombre de participants, par exemple lorsqu'un sommet réunit les ministres européens et les ministres des 79 États d'Afrique, des Caraïbes et du Pacifique. Par ailleurs, un grand nombre de réunions se tiennent au niveau des groupes de travail, avec la participation de fonctionnaires des gouvernements des États membres ou de leurs représentations de Bruxelles. Ils viennent ici pour débattre et arrêter l'action de l'UE, ainsi que sa législation. Pour ce faire, ils doivent disposer des documents appropriés et du soutien juridique adéquat, et bénéficier de bonnes conditions de réunion, de services d'interprétation et de restauration appropriés, ainsi que d'un environnement adéquat et sécurisé. Il s'agit d'une vaste entreprise: à titre d'exemple, nos cantines et restaurants servent plus de 2 millions de repas par an. Veillons à cette organisation logistique, nous souhaitons qu'elle s'inscrive dans le respect de l'environnement. Il y a ainsi des tonnes de déchets à recycler. Nos bâtiments sont couverts de panneaux photovoltaïques, faisant de nous le premier producteur d'énergie solaire de la région de Bruxelles, et nous disposons d'une installation de cogénération afin de produire du chauffage et de l'électricité à moindre coûts tout en respectant davantage l'environnement.

Les gens ne sont pas conscients que 23 langues officielles sont utilisées au sein du Conseil. La traduction de tous les documents officiels et la garantie d'une interprétation de haut niveau représentent une tâche énorme. Pouvez-vous nous en dire davantage?

En ce qui concerne les langues, nous avons trois préoccupations principales. Nous devons faire en sorte que les délégués puissent se comprendre. Pour la plupart des réunions, des interprètes sont donc nécessaires. Les services d'interprétation relèvent de la Commission et le Conseil est leur premier client. En outre, nous devons veiller à ce que les délégués puissent comprendre les documents sur lesquels ils travaillent, tels que les projets d'actes législatifs, par exemple. Une règle prévoit qu'un projet d'acte législatif destiné à un Conseil au cours duquel les ministres des États membres se réunissent et décident, ne peut être approuvé que si chaque ministre dispose du texte dans sa propre langue, quelle que soit sa compréhension des langues les plus utilisées, comme l'anglais ou le français. Cela signifie qu'une traduction rapide et de qualité est nécessaire. Une troisième équipe composée de juristes‑linguistes, contrôle très attentivement que les termes juridiques appropriés sont utilisés dans chaque langue. Il ne s'agit pas seulement de permettre aux délégués de mieux appréhender le processus décisionnel, mais aussi de s'assurer que les citoyens peuvent suivre ce processus et que la législation est de qualité et qu'elle sera bien comprise et correctement mise en œuvre au niveau des États membres.

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