Bescherming van persoonsgegevens in het secretariaat-generaal van de Raad

Secretariaat-generaal

Het recht op de bescherming van persoonsgegevens is een grondrecht dat in de Europese verdragen is verankerd.

De Raad van de EU en zijn secretariaat-generaal houden zich strikt aan de regels voor de bescherming van persoonsgegevens. De toepasselijke wetgevingsbesluiten zijn:

Verordening 45/2001

Doel van die verordening is bescherming te bieden voor de vrijheden en grondrechten van personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens in EU-instellingen en organen.

Zij bevat de beginselen en verplichtingen die de EU-instellingen in acht moeten nemen en waaraan zij moeten voldoen bij het verwerken van persoonsgegevens. Volgens die beginselen moeten de EU-instellingen garanderen dat persoonsgegevens:

  • alleen voor duidelijk omschreven en legitieme doeleinden worden verwerkt
  • accuraat, adequaat, relevant en niet buitensporig zijn
  • billijk, rechtmatig en op beveiligde wijze worden verwerkt
  • niet langer dan nodig worden bewaard
  • worden verwerkt nadat de betrokkenen daarover zijn geïnformeerd en dat hun rechten worden geëerbiedigd
  • niet zonder passende voorzorgsmaatregelen aan derden worden doorgegeven.

Voorts bevat de verordening de verplichtingen van de personen die persoonsgegevens verwerken (verantwoordelijken voor de gegevensverwerking) en de rechten van mensen wier persoonsgegevens worden verwerkt (betrokkenen).

Tevens bepaalt de verordening dat er in elke instelling een functionaris voor gegevensbescherming (data protection officer - DPO) wordt aangesteld.

Rol van de functionaris voor gegevensbescherming

De DPO heeft tot taak op onafhankelijke wijze te zorgen voor de correcte toepassing van de gegevensbeschermingsregels binnen zijn instelling. Ook moet hij een register bijhouden van de door zijn instelling verrichte verwerkingen van persoonsgegevens. Daarnaast geeft de DPO aan de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming door welke gegevensverwerkingsactiviteiten een risico voor de rechten en de vrijheden van de betrokkenen kunnen inhouden.

De verordening bepaalt ook dat op Europees niveau de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (European Data Protection Supervisor - EDPS) wordt aangesteld.

Besluit van de Raad tot uitvoering van Verordening 45/2001

Daarbij gaat het om de regels die door de Raad van de Europese Unie worden toegepast en die een nadere uitwerking zijn van de bepalingen van Verordening 45/2001. Zij regelen het volgende:

  • de status van de functionaris voor gegevensbescherming van de Raad
  • de verplichtingen van de verantwoordelijken voor gegevensverwerking
  • de procedures die betrokkenen moeten volgen om hun rechten uit te oefenen
  • de procedure voor onderzoeken door de functionaris voor gegevensbescherming

Wat is het gegevensbeschermingsregister van de Raad?

Het register wordt bijgehouden door de functionaris voor gegevensbescherming van de Raad. Het is een openbaar register dat door iedereen kan worden geraadpleegd.

Het register is een databank met informatie over elke soort verwerking van persoonsgegevens die door de Raad of in het secretariaat-generaal van de Raad (SGR) wordt uitgevoerd.

Deze informatie omvat het doel van de verwerking, de naam van de voor de verwerking verantwoordelijke, de rechtsgrondslag voor de verwerking, de betrokkene wiens gegevens worden verwerkt, de ontvangers van de gegevens, het soort verwerkte gegevens en voor hoe lang de gegevens worden opgeslagen.

Wat voor persoonsgegevens worden er verwerkt in het secretariaat-generaal van de Raad?

De meeste persoonsgegevens die door het secretariaat-generaal van de Raad worden verwerkt, hebben betrekking op het personeel.

Ook worden er persoonsgegevens verwerkt in samenhang met de activiteiten van de Raad. Die gegevens kunnen betrekking hebben op de gedelegeerden die de Raad namens hun lidstaat of derde land bezoeken, op journalisten en op personen die op grond van Raadsbesluiten op een lijst zijn geplaatst.

Anders dan voor de laatstgenoemden, worden de persoonsgegevens van burgers voor het merendeel alleen maar verwerkt wanneer zij in contact komen met het secretariaat-generaal van de Raad, bijvoorbeeld als zij een document opvragen, een bezoek brengen aan de gebouwen van de Raad of een contract hebben gesloten met het SGR.

Videobewaking in de gebouwen van het secretariaat-generaal van de Raad

Voor de veiligheid en beveiliging van onze personeelsleden, bezoekers, gebouwen, goederen en informatie en om logistieke redenen zijn sommige delen van de gebouwen van het SGR uitgerust met een videobewakingssysteem.

Het beleid van het SGR voor het gebruik van videosystemen omvat waarborgen voor de bescherming van persoonsgegevens, de persoonlijke levenssfeer en andere grondrechten en legitieme belangen van mensen die in gebouwen van het secretariaat-generaal door videobewakingscamera's worden opgenomen.

Het beleid voldoet volledig aan de eisen van de verordening gegevensbescherming en de richtsnoeren inzake videobewaking van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

Praktische informatie over uw gegevensbescherming

Hoe komt u te weten of het SGR uw persoonsgegevens verwerkt?

Het register waarin de Raad de verwerkingen van persoonsgegevens bijhoudt, zal u helpen bij het uitzoeken welke soorten gegevensverwerking wellicht op u van toepassing zijn.

Wat zijn uw rechten wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt?

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt, hebt u het recht om:

  • te worden geïnformeerd over het feit dat er een uw persoon betreffende gegevensverwerking plaatsvindt en over de voornaamste kenmerken daarvan
  • te vernemen welke gegevens er worden verwerkt
  • gedaan te krijgen dat de voor de gegevensverwerking verantwoordelijke zo snel mogelijk eventuele onjuiste of onvolledige persoonsgegevens rectificeert

In bepaalde omstandigheden kunt u de voor de gegevensverwerking verantwoordelijke vragen dat hij uw rechten doet gelden, bijvoorbeeld door gegevens te blokkeren of te wissen.

Verzoeken kunnen worden ingediend met behulp van een formulier dat u door de functionaris voor gegevensbescherming van de Raad ter beschikking wordt gesteld. U kunt dit verzoekformulier via e-mail verkrijgen. Gelieve te vermelden in welke taal het formulier gesteld moet zijn.

Stuur een e-mail

Afdeling 5 van het Raadsbesluit over de uitvoeringsregels voor gegevensbescherming omschrijft de te volgen procedure voor de uitoefening van die rechten.

U kunt ook altijd een klacht indienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. Voor nadere informatie, zie de website van de EDPS.

Contacten

Verantwoordelijken voor gegevensverwerking

Als u meer informatie nodig heeft over een bepaalde gegevensverwerkingsoperatie, neem dan contact op met de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking, met een kopie aan de functionaris voor gegevensbescherming.

De identiteit en de contactgegevens van elke verantwoordelijke voor gegevensverwerking staan vermeld in het register van operaties met betrekking tot persoonsgegevens.

Functionaris voor gegevensbescherming

U kunt contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming voor advies of een verzoek om een onderzoek te doen naar een bepaalde aangelegenheid of gebeurtenis die rechtstreeks verband houdt met de taken van de functionaris voor gegevensbescherming. Neem per e-mail contact op met de functionaris voor gegevensbescherming. Gelieve uw voorkeurstaal te vermelden.

Functionaris voor gegevensbescherming
Secretariaat-generaal van de Raad
Wetstraat 175,
B-1048 Brussel
België

Tel.: + 32 22816111
Stuur een e-mail

Videobewaking

U kunt dit formulier gebruiken voor het indienen van uw verzoek.

Voor toegang tot uw persoonsgegevens die zijn verzameld als gevolg van het gebruik van videocamera's in onze gebouwen kunt u een verzoek indienen bij de:

Directeur van de dienst Beveiliging
Wetstraat 175
B-1048 Brussel
België

Met een kopie aan de:

Functionaris voor gegevensbescherming
Wetstraat 175
B-1048 Brussel
België

NB: Voeg een recente foto van goede kwaliteit van uzelf en een kopie van uw identiteitskaart/paspoort bij uw verzoek.