Ochrona danych osobowych w Sekretariacie Generalnym Rady

Sekretariat Generalny

Prawo do ochrony danych osobowych jest prawem podstawowym, zapisanym w traktatach UE.

Rada UE i jej Sekretariat Generalny ściśle przestrzegają przepisów o ochronie danych osobowych. Źródłem tych przepisów są:

Rozporządzenie nr 45/2001

Rozporządzenie ma chronić wolności i prawa podstawowe osób fizycznych, których dane osobowe są przetwarzane przez instytucje i organy UE.

Określa, według jakich zasad i wymogów instytucje UE muszą przetwarzać takie dane. Instytucje UE muszą dopilnować, by dane osobowe były:

  • przetwarzane tylko w jasno określonych, legalnych celach
  • ścisłe, odpowiednie, istotne i nienadmierne
  • przetwarzane rzetelnie, legalnie i bezpiecznie
  • przechowywane nie dłużej niż to konieczne
  • przetwarzane za wiedzą zainteresowanych i z poszanowaniem ich praw
  • przekazywane stronom trzecim tylko za odpowiednimi gwarancjami.

Rozporządzenie określa obowiązki osób przetwarzających dane osobowe (administratorów danych) oraz prawa osób, których dane dotyczą.

Nakazuje też w każdej instytucji wyznaczyć inspektora ochrony danych.

Rola inspektora ochrony danych

Inspektor ochrony danych czuwa jako niezależny organ nad właściwym stosowaniem przepisów o ochronie danych w swojej instytucji. Prowadzi też rejestr dokonywanych przez nią operacji przetwarzania. Ponadto zgłasza Europejskiemu Inspektorowi Ochrony Danych te operacje, które mogą narażać na szwank prawa i wolności osób, których dane dotyczą.

Na szczeblu europejskim rozporządzenie nakazuje wyznaczyć Europejskiego Inspektora Ochrony Danych.

Decyzja wykonawcza Rady do rozporządzenia nr 45/2001

Decyzja ustanawia zasady obowiązujące Radę Unii Europejskiej, i w ten sposób rozwija przepisy rozporządzenia nr 45/2001. Określa ona:

  • status inspektora ochrony danych w Radzie
  • obowiązki administratorów danych
  • procedury pozwalające osobom, których dane dotyczą, korzystać ze swoich praw
  • procedurę dochodzeń prowadzonych przez inspektora ochrony danych.

Czym jest prowadzony w Radzie rejestr ochrony danych?

Rejestr prowadzi wyznaczony przez Radę inspektor ochrony danych. Rejestr jest publiczny i wgląd do niego ma każdy.

Rejestr jest bazą z informacjami o każdym typie operacji przetwarzania danych osobowych dokonywanej przez Radę lub jej Sekretariat Generalny.

Informuje, jaki jest cel operacji, kto jest administratorem, jaka jest podstawa prawna operacji, kim jest osoba, której dane dotyczą, kto jest odbiorcą danych, jakiego rodzaju dane są przetwarzane i jak długo są przechowywane.

Jakie dane osobowe przetwarza Sekretariat Generalny Rady?

Dane osobowe przetwarzane przez Sekretariat Generalny Rady dotyczą najczęściej jego własnych pracowników.

Ale przetwarzanie może też wynikać z działalności Rady. Przetwarza się wtedy dane delegowanych do Rady przedstawicieli państw członkowskich lub państw trzecich, dziennikarzy oraz osób wyznaczonych aktami Rady.

Poza tymi przypadkami dane osobowe obywateli przetwarza się na ogół tylko wtedy, gdy nawiązują oni kontakt z Sekretariatem Generalnym, np. proszą o dokument, zwiedzają budynek lub są kontrahentami Sekretariatu Generalnego.

Nadzór wideo na terenie Sekretariatu Generalnego Rady

Dla bezpieczeństwa i ochrony pracowników, budynków, mienia i informacji oraz ze względów logistycznych niektóre części Sekretariatu Generalnego są objęte systemem ochrony wideo.

Instrukcja Sekretariatu Generalnego w sprawie stosowania systemów wideo opisuje, jak zagwarantować ochronę danych osobowych, prywatności, innych praw podstawowych oraz zasadnych interesów osób znajdujących się w polu widzenia kamer.

Instrukcja w pełni wpisuje się w wymogi rozporządzenia o ochronie danych oraz w wytyczne Europejskiego Inspektora Ochrony Danych co do nadzoru wideo.

Praktyczne informacje o ochronie Państwa danych

Jak sprawdzić, czy Sekretariat Generalny przetwarza Państwa dane?

Aby dowiedzieć się, jakie typy operacji przetwarzania danych mogą Państwa dotyczyć, można skorzystać z prowadzonego przez Radę rejestru operacji przetwarzania.

Jakie prawa ma osoba, której dane dotyczą?

Jako osoba, której dane dotyczą, mają Państwo prawo:

  • otrzymać informację, czy Państwa dane są przetwarzane i jakie są główne cechy odnośnej operacji
  • dowiedzieć się, jakie dane są przetwarzane
  • zażądać, aby administrator niezwłocznie sprostował wszelkie nieścisłości lub luki w Państwa danych.

W pewnych okolicznościach mogą Państwo skorzystać też z innych praw, np. zażądać od administratora zablokowania lub usunięcia danych.

Wnioski można składać na formularzu udostępnianym przez inspektora ochrony danych w Radzie. Formularz otrzymuje się e-mailem. Proszę zaznaczyć, w jakim języku chcą Państwo go otrzymać.

Wyślij e-mail

Jak wygląda procedura korzystania z tych praw, opisuje sekcja 5 decyzji wykonawczej Rady o ochronie danych.

Zawsze można też wnieść skargę do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych. Więcej informacji na jego stronie.

Kontakt

Administratorzy danych

Aby otrzymać szczegółowe informacje o konkretnej operacji przetwarzania, należy wysłać zapytanie do jej administratora z kopią do inspektora ochrony danych.

Imię, nazwisko i dane kontaktowe każdego administratora widnieją w rejestrze operacji przetwarzania.

Inspektor ochrony danych

Do inspektora ochrony danych można występować o poradę lub o zbadanie konkretnej kwestii lub sytuacji w bezpośrednim związku z jego zadaniami. Kontaktować należy się e-mailem. Proszę zaznaczyć, w jakim języku chcą Państwo się komunikować.

Data Protection Officer
General Secretariat of the Council
Rue de la Loi/Wetstraat 175
B-1048 Bruxelles/Brussel
Belgique/België

tel.: + 32 2 281 61 11
Wyślij e-mail

Nadzór wideo

Formularz wniosku:

Wnioski o dostęp do Państwa danych osobowych uzyskanych na naszym terenie za pomocą kamer wideo prosimy kierować pod następującym adresem:

Director of the Security Office
Rue de la Loi/Wetstraat 175
B-1048 Bruxelles/Brussel
Belgique/België

Z kopią do:

Data Protection Officer
Rue de la Loi/Wetstraat 175
B-1048 Bruxelles/Brussel
Belgique/België

Uwaga: do wniosku należy dołączyć swoją aktualną fotografię dobrej jakości oraz kopię dowodu osobistego lub paszportu.