Henkilötietojen suoja neuvoston pääsihteeristössä

EU:n neuvosto ja sen pääsihteeristö noudattavat tiukasti henkilötietojen suojaa koskevia sääntöjä. Niihin sovellettavat säädökset ovat seuraavat:

• Asetus yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä (asetus 45/2001)
• Neuvoston päätös asetuksen 45/2001 täytäntöönpanosta

Asetus 45/2001

Asetuksen tarkoituksena on suojata henkilötietojen käsittelyyn EU:n toimielimissä ja elimissä liittyvät yksilöiden vapaudet ja perusoikeudet.

Siinä määritellään periaatteet ja velvollisuudet, joita EU:n toimielinten on noudatettava ja jotka niiden on täytettävä henkilötietoja käsitellessään. Näiden periaatteiden mukaan EU:n toimielinten on varmistettava, että

• henkilötietoja käsitellään vain selkeästi määriteltyjä ja perusteltuja tarkoituksia varten
• henkilötiedot ovat täsmällisiä, asianmukaisia, olennaisia eivätkä ne saa olla liian laajoja
• henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti, laillisesti ja suojatusti
• henkilötietoja säilytetään ainoastaan sen ajan kuin on tarpeen
• henkilötietojen käsittelyä edeltää henkilöille annettava ilmoitus, ja ne käsitellään heidän oikeuksiaan kunnioittaen
• henkilötietoja ei siirretä kolmansille osapuolille ilman riittäviä varotoimia

Asetuksessa määritellään henkilötietoja käsittelevien henkilöiden (rekisterinpitäjien) velvoitteet ja niiden henkilöiden (rekisteröityjen) oikeudet, joiden henkilötietoja käsitellään.

Asetuksessa säädetään myös tietosuojavastaavan nimittämisestä jokaiseen toimielimeen.

Tietosuojavastaavan tehtävät

Tietosuojavastaavan tehtävänä on huolehtia itsenäisesti siitä, että tietosuojasääntöjä sovelletaan hänen toimielimessään asianmukaisesti. Lisäksi hän vastaa siitä, että toimielimen suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista pidetään rekisteriä. Tietosuojavastaava toimittaa Euroopan tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tietojenkäsittelytoimet, joihin saattaa liittyä rekisteröityjen oikeuksiin ja vapauksiin vaikuttavia riskejä.

Asetuksessa säädetään myös Euroopan tietosuojavaltuutetun nimittämisestä Euroopan tasolla.

• Euroopan tietosuojavaltuutettu

Neuvoston päätös asetuksen 45/2001 täytäntöönpanosta

Näitä sääntöjä sovelletaan Euroopan unionin neuvostossa, ja niillä tarkennetaan asetuksen 45/2001 säännöksiä. Niissä vahvistetaan

• neuvoston tietosuojavastaavan asema
• rekisterinpitäjien velvoitteet
• rekisteröityjen oikeuksien käyttämisessä noudatettavat menettelyt
• tietosuojavastaavan tutkintamenettely

Mikä on neuvoston tietosuojarekisteri?

Rekisteri on tietokanta, joka sisältää tietoja kaikista neuvoston suorittamista tai neuvoston pääsihteeristössä suoritetuista henkilötietojen käsittelytoimista.

Näihin tietoihin kuuluvat käsittelytoimen tarkoitus, rekisterinpitäjän nimi, käsittelyn oikeusperusta, asianomainen rekisteröity, tiedonsaajat, käsiteltyjen tietojen tyyppi ja tietojen säilyttämisaika.

Mitä henkilötietoja neuvoston pääsihteeristössä käsitellään?

Suurin osa neuvoston pääsihteeristössä käsitellyistä henkilötiedoista koskee sen omaa henkilöstöä.

Henkilötietojen käsittely voi myös liittyä neuvoston toimintaan. Tällaiset tiedot voivat koskea EU:n jäsenmaista tai EU:n ulkopuolisista maista neuvostoon tulevia valtuuskuntia, toimittajia ja neuvoston säädöksissä nimettyjä henkilöitä.

Näiden henkilöiden lisäksi kansalaisten henkilötietoja käsitellään pääosin vain silloin, kun he ovat yhteydessä neuvoston pääsihteeristöön, esimerkiksi jos he pyytävät asiakirjoja, vierailevat neuvoston rakennuksissa tai ovat tehneet neuvoston pääsihteeristön kanssa sopimuksen.

Videovalvonta neuvoston pääsihteeristön tiloissa

Neuvoston pääsihteeristöllä on joissakin tiloissaan käytössä videovalvontajärjestelmä. Sen tarkoituksena on varmistaa henkilökunnan, vierailijoiden, rakennusten, omaisuuden ja tietojen turvallisuus, ja sitä käytetään myös logistisista syistä.

Pääsihteeristön videojärjestelmien käyttöperiaatteissa kuvaillaan turvatoimet, joita sovelletaan videovalvontakameroiden pääsihteeristön tiloissa kuvaamien henkilöiden henkilötietojen, yksityisyyden sekä muiden perusoikeuksien ja laillisten etujen suojaamiseksi.

Nämä käyttöperiaatteet vastaavat täysin tietosuoja-asetuksen vaatimuksia ja Euroopan tietosuojavaltuutetun videovalvonnasta antamia ohjeita.

• Pääsihteeristön videojärjestelmien käyttöperiaatteet
• Euroopan tietosuojavaltuutetun videovalvontaohjeet

Käytännön tietoa tietosuojastasi

Miten saat tietää, käsitelläänkö henkilötietojasi neuvoston pääsihteeristössä?

Neuvoston tietosuojarekisteri auttaa sinua selvittämään, minkä tyyppisiä tietojenkäsittelytoimia sinuun voidaan kohdistaa.

Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet?

Sinulla on rekisteröitynä oikeus

• saada tietää, koskeeko sinua jokin tietojenkäsittelytoimi ja mitä se sisältää
• saada ilmoitus käsiteltävistä tiedoista
• vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan viipymättä virheelliset tai puutteelliset henkilötiedot

Tietyissä olosuhteissa voit myös pyytää rekisterinpitäjää käyttämään sinulle kuuluvia erityisoikeuksia, kuten suojaamaan tiedot tai poistamaan ne.

Tietosuojaa koskevista täytäntöönpanosäännöistä annetun neuvoston päätöksen jaksossa 5 määritellään kyseisten oikeuksien käyttämiseksi noudatettava menettely.

Voit myös milloin tahansa tehdä kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoja saa Euroopan tietosuojavaltuutetun verkkosivustolta.

• Euroopan tietosuojavaltuutettu

Yhteystahot

Rekisterinpitäjät

Jos tarvitset lisätietoa tietystä tietojenkäsittelytoimesta, ota yhteyttä siitä vastaavaan rekisterinpitäjään ja lähetä kyselysi tiedoksi myös tietosuojavastaavalle.

Kunkin rekisterinpitäjän henkilöllisyys ja yhteystiedot ilmoitetaan tietosuojarekisterissä.

• Haku tietosuojarekisteristä

Tietosuojavastaava

Voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan kysyäksesi neuvoa tai pyytääksesi häntä tutkimaan tiettyä seikkaa tai tapausta, joka liittyy välittömästi hänen tehtäviinsä. Ota yhteyttä tietosuojavastaavaan sähköpostitse. Ilmoita, millä kielellä haluat asioida hänen kanssaan.

Data Protection Officer
General Secretariat of the Council
Rue de la Loi/Wetstraat 175
B-1048 Bruxelles/Brussel
Belgique/België

Puh.: + 32 2 281 6111
Lähetä sähköposti

Videovalvonta

Jos haluat tarkistaa henkilötiedot, joita sinusta on saatu tiloissamme käytetyn videokameran ottamista kuvista, lähetä pyyntösi turvallisuusyksikön johtajalle:

Director of the Security Office
Rue de la Loi/Wetstraat 175
B-1048 Bruxelles/Brussel
Belgique/België

Lähetä pyyntösi tiedoksi myös tietosuojavastaavalle:

Data Protection Officer
Rue de la Loi/Wetstraat 175
B-1048 Bruxelles/Brussel
Belgique/België

Huom. Liitä pyyntöösi uudehko hyvälaatuinen valokuva itsestäsi sekä jäljennös henkilöllisyystodistuksestasi tai passistasi.