Skip to content

Ochrona danych osobowych w Sekretariacie Generalnym Rady

Sekretariat Generalny Rady Unii Europejskiej dokłada wszelkich starań, aby zapewnić ochronę danych osobowych wszystkich osób, które się z nim kontaktują.

Na obszarze całej UE obowiązują przepisy ochrony danych określone w rozporządzeniu znanym jako ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO). W instytucjach UE, w tym w Radzie, wobec osób mających z nimi styczność stosuje się jednak siostrzane rozporządzenie. Jest to rozporządzenie (UE) 2018/1725, które oferuje ten sam poziom ochrony i te same prawa co RODO. Dlatego też oba rozporządzenia są w możliwie największym stopniu interpretowane i stosowane w ten sam sposób.

Rozporządzenie (UE) 2018/1725

Ochrona danych osobowych w instytucjach, organach i jednostkach organizacyjnych Unii

Rozporządzenie ma chronić wolności i prawa podstawowe osób fizycznych, których dane osobowe są przetwarzane przez instytucje i organy UE.

Określa, jakich zasad i wymogów muszą przestrzegać instytucje UE, przetwarzając takie dane. Zgodnie z tymi zasadami instytucje UE są zobowiązane dopilnować, by dane osobowe były:

  • przetwarzane tylko w jasno określonych, legalnych celach
  • ścisłe, odpowiednie, istotne i nienadmierne
  • przetwarzane rzetelnie, legalnie i bezpiecznie
  • przetwarzane w przejrzysty sposób za wiedzą zainteresowanych i z poszanowaniem ich praw
  • przechowywane nie dłużej niż to konieczne
  • przetwarzane i dokumentowane w taki sposób, by dało się wykazać, że przepisy o ochronie danych są przestrzegane
  • przekazywane stronom trzecim tylko za odpowiednimi gwarancjami.

Rozporządzenie określa obowiązki podmiotów przetwarzających dane osobowe (lub administratorów danych) oraz prawa osób, których dane dotyczą.

Rozporządzenie nakazuje też wyznaczenie niezależnego organu nadzorczego – Europejskiego Inspektora Ochrony Danych, a także powołanie inspektora ochrony danych w każdej instytucji i jednostce organizacyjnej oraz w każdym organie UE.

Artykuł 8 – Ochrona danych osobowych

Każdy ma prawo do ochrony danych osobowych, które go dotyczą.

Dane te muszą być przetwarzane rzetelnie w określonych celach i za zgodą osoby zainteresowanej lub na innej uzasadnionej podstawie przewidzianej ustawą. Każdy ma prawo dostępu do zebranych danych, które go dotyczą, i prawo do dokonania ich sprostowania.

Przestrzeganie tych zasad podlega kontroli niezależnego organu.

Karta praw podstawowych Unii Europejskiej

Rola Europejskiego Inspektora Ochrony Danych

Europejski Inspektor Ochrony Danych to organ nadzorczy europejskich instytucji i jednostek organizacyjnych.

Odpowiada za zapewnienie, by instytucje UE przestrzegały podstawowych praw i wolności osób fizycznych, zwłaszcza ich prawa do prywatności. W tym celu:

  • monitoruje i egzekwuje stosowanie rozporządzenia 2018/1725
  • propaguje wiedzę na temat ochrony danych
  • udziela informacji osobom, których dane dotyczą, na temat korzystania ze swoich praw
  • rozpatruje skargi osób, których dane dotyczą
  • prowadzi postępowania w sprawach związanych z ochroną danych
  • doradza instytucjom UE oraz, od niedawna
  • nakłada kary pieniężne za nieprzestrzeganie rozporządzenia.

Osoby fizyczne mają prawo złożyć skargę do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych w dowolnym momencie, jednak zaleca się najpierw skontaktowanie się z działem Rady odpowiedzialnym za przetwarzanie odnośnych danych lub z inspektorem ochrony danych w Radzie.

Do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych można wysłać e-mail.

Rola inspektora ochrony danych w Sekretariacie Generalnym Rady

Inspektor ochrony danych czuwa jako niezależny organ nad właściwym stosowaniem przepisów o ochronie danych w Sekretariacie Generalnym Rady.

W ten sposób przyczynia się do ochrony praw i wolności osób, których dane osobowe przetwarza Sekretariat Generalny Rady. W tym celu, przy wsparciu działu ochrony danych:

  • szerzy ogólną wiedzę o obowiązkach związanych z ochroną danych
  • doradza pracownikom i służbom w kwestii ochrony danych
  • sygnalizuje brak zgodności z obowiązującymi przepisami.

Ponadto porady inspektora ochrony danych mogą ukierunkowywać i wspierać administratorów danych w wypełnianiu obowiązków polegających na realizacji zasad i przepisów z zakresu ochrony danych. Oprócz pełnienia funkcji doradczej inspektor może z własnej inicjatywy lub na wniosek prowadzić postępowania w sprawach związanych z ochroną danych. Odpowiada również na wnioski Europejskiego Inspektora Ochrony Danych i współpracuje z nim.

Do inspektora ochrony danych można wystąpić o poradę, o zbadanie konkretnej kwestii, o uzyskanie dostępu do danych osobowych lub w dowolnej sytuacji mającej bezpośredni związek z jego zadaniami.

Do inspektora ochrony danych można bezpośrednio wysłać e-mail.

Art. 16 TFUE

Każda osoba ma prawo do ochrony danych osobowych jej dotyczących.

Parlament Europejski i Rada, stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą, określają zasady dotyczące ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii oraz przez państwa członkowskie w wykonywaniu działań wchodzących w zakres zastosowania prawa Unii, a także zasady dotyczące swobodnego przepływu takich danych. Przestrzeganie tych zasad podlega kontroli niezależnych organów.

Zasady przyjęte na podstawie niniejszego artykułu pozostają bez uszczerbku dla zasad szczególnych przewidzianych w artykule 39 Traktatu o Unii Europejskiej.

Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE)

Jakie dane osobowe przetwarza Sekretariat Generalny Rady?

Choć dane osobowe przetwarzane przez Sekretariat Generalny Rady najczęściej dotyczą jego własnych pracowników, duża część tych danych dotyczy wszystkich osób, które mają kontakt z sekretariatem w związku z działaniami Rady i Rady Europejskiej (ministrowie, delegaci, urzędnicy innych instytucji, dziennikarze, odwiedzający).

Dane osobowe obywateli są zasadniczo przetwarzane tylko wtedy, gdy kontaktują się oni z Sekretariatem Generalnym Rady, np. gdy wnoszą o dostęp do dokumentów, korzystają z oferowanej subskrypcji, odwiedzają budynki Rady.

Czym jest rejestr ochrony danych?

Rejestr jest bazą informacji o każdym typie operacji przetwarzania danych osobowych dokonywanej przez Sekretariat Generalny Rady.

Informuje, jaka jest nazwa operacji przetwarzania, jaka jest jej podstawa prawna, jaki cel, kim jest osoba, której dane dotyczą, jakich kategorii danych dotyczy operacja, jak długi jest okres przechowywania danych i kto jest ich odbiorcą. Zawiera też ogólny opis środków technicznych i organizacyjnych.

Praktyczne informacje o ochronie Państwa danych osobowych

Jak sprawdzić, czy Sekretariat Generalny Rady przetwarza Państwa dane?

Aby dowiedzieć się, jakie typy operacji przetwarzania danych mogą Państwa dotyczyć, można skorzystać z prowadzonego przez Sekretariat Generalny Rady rejestru operacji przetwarzania.

W rejestrze operacji przetwarzania widnieją też dane kontaktowe każdego administratora danych. Aby otrzymać szczegółowe informacje o konkretnej operacji przetwarzania danych, należy wysłać zapytanie do administratora danych z kopią do inspektora ochrony danych.

W razie wątpliwości prosimy o kontakt z inspektorem ochrony danych w celu uzyskania bliższych informacji o swoich danych osobowych.

Rejestr ochrony danych

Rejestr prowadzi inspektor ochrony danych. Rejestr jest publiczny i wgląd do niego ma każdy.

Jakie prawa ma osoba, której dane dotyczą?

Jako osoba, której dane dotyczą (czyli osoba, której dane osobowe przetwarza Sekretariat Generalny Rady), mają Państwo prawo:

  • otrzymać informację, czy Państwa dane są przetwarzane i jakie są główne cechy odnośnej operacji
  • uzyskać dostęp do własnych danych osobowych przetwarzanych przez Sekretariat Generalny Rady
  • zażądać, aby administrator niezwłocznie sprostował wszelkie nieścisłości lub uzupełnił luki w Państwa danych
  • złożyć skargę do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych
  • w dowolnym momencie wycofać zgodę, jeżeli przetwarzanie jest od niej uzależnione.

W pewnych okolicznościach mogą Państwo skorzystać też z innych praw, np.:

  • zażądać od administratora zablokowania przetwarzania danych osobowych
  • zażądać od administratora usunięcia danych osobowych
  • wyrazić sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych.

Dostęp do swoich danych osobowych mogą Państwo uzyskać, wysyłając e-mail do administratora danych z kopią do inspektora danych osobowych. Ich dane kontaktowe widnieją w rejestrach. Nie ma żadnych wymogów co do brzmienia wniosku o dostęp.

Jednak z powodów praktycznych zaleca się przedstawienie opisu operacji przetwarzania, która może dotyczyć Państwa danych osobowych, oraz przesłanie kopii dokumentu tożsamości (dowodu osobistego lub paszportu).

W dokumencie powinny się znajdować: numer identyfikacyjny, nazwa państwa wydającego, okres ważności, Państwa imię i nazwisko, adres i data urodzenia. Wszelkie inne dane tam zawarte (np. zdjęcie czy cechy charakterystyczne) można zaczernić.

Nadzór wideo na terenie Sekretariatu Generalnego Rady

Dla bezpieczeństwa i ochrony pracowników, odwiedzających, budynków, mienia i informacji oraz ze względów logistycznych niektóre części Sekretariatu Generalnego Rady są objęte systemem ochrony wideo.

Instrukcja Sekretariatu Generalnego Rady w sprawie stosowania systemów wideo opisuje, jak zagwarantować ochronę danych osobowych, prywatności, innych praw podstawowych oraz zasadnych interesów osób znajdujących się w polu widzenia kamer.

Instrukcja jest w pełni zgodna z wymogami rozporządzenia o ochronie danych oraz z wytycznymi Europejskiego Inspektora Ochrony Danych co do nadzoru wideo.

Aby uzyskać dostęp do swoich danych osobowych zebranych w wyniku nadzoru wideo na terenie Sekretariatu Generalnego Rady, należy skierować wniosek do dyrektora ds. bezpieczeństwa i ochrony z kopią do inspektora ochrony danych.

Uwaga: do wniosku należy dołączyć swoją aktualną fotografię dobrej jakości oraz kopię dowodu osobistego lub paszportu.

Formularz wniosku

Aby złożyć wniosek, można użyć poniższego formularza.

Więcej informacji

Ostatnia aktualizacja: 23 stycznia 2026